服务项目

l          各种会议的前期策划；

l          提供会议所用各种设施的信息；

l          根据会议性质和需求提供与当地政府或者供应商之间的协商与协调；

l          会议期间交通的安排（城市之间的交通、接送服务，以及租车服务）；

l          各种语言的翻译和导游服务；

l          酒店预订服务（酒店住宿、用餐以及宴会的安排）；

l          会议期间的游览和对口考察服务

l          会前和会后旅游安排；

l          会议期间各种娱乐活动的安排等。

 

成功案例：

 北京市广电局奥运推介会
 
为加强北京市与洛杉矶市之间的友好关系，北京市政府决定由广电局牵头，以“一个人的奥运”电影首映式为载体，通过追朔中国首次派员参加奥运（在洛杉矶奥运会上）、首次获得金牌（也是在洛杉矶奥运会上）、现在又首次承办奥运来表现北京与洛杉矶之间的历史渊源，因此该次推介会的主题确定为“缘”。

场地的选择和搭建

北京提出这个想法已经是2007年的11月份，推介会的会期设定在2008年的年初，以便打响北京2008奥运年在海外推介的头一炮。因为是由一个局来搞这项活动，经费有一定的局限，还要造出声势，因此场地选择，推进会的形式，以及观众的组织等都成了该次推介会成功与否的决定性因素。时任美中旅总经理的郭一梅女士凭借她的经验，感觉到时间是个最大的问题，因为要在短短的一个月之内，完成所有的筹备工作，根本不可能有机会再各处选择场地。于是，竭力推荐环球影城的环球剧场，其知名度、与“一个人的奥运”电影主题、以及场地的大小与计划邀请的嘉宾人数等都不谋而合。但当时恰逢圣诞和新年假期，几乎所有的美国人都在忙于安排一年中最重要的休假。要在指定的时间内完成场地设计制作几乎是不可能的。但是很多时候我们都需要依靠艰苦的努力将一些”不可能” 变为”可能”。最后在环球影城一些经常合作的伙伴们的帮助下，终于如期完成了场地搭建和灯光的调试等基础性工作。

嘉宾的邀请

承办推介会最重要的环节莫过于邀请到正确的对象了。我们见过也参加过不少类似的推介会，多数重人数的多寡而忽略了所邀请到的嘉宾的针对性。我们意识到这次推介会的主要目的是透过中国参与、获得金牌、承办奥运这一条主线来反映中国人民不屈不挠的精神和从过去的“东亚病夫”到现在的繁荣昌盛这样一个民族发展的过程和取得的成就，从而让美国人民更加了解中国人民，更加珍惜与中国人民之间的友好往来，促进世界和平，同时也借此机会欢迎美国各界人士到中国观赏奥运。北京方面也明确要求嘉宾的邀请要有一定的档次和一定的代表性。在短短不到一个月的时间里，我们利用自己在洛杉矶各界的关系和影响力，邀请到了包括美国政界、商界、文化界、教育界和体育界等300多位来自当地主流社会的嘉宾，还有洛杉矶的主要媒体齐集环球剧场，全部为北京市电视台策划和导演的主题为“缘”的推介会和精湛的演出所倾倒。

幕后的喜悦

作为会议服务方，我们就像是躲在幕后的“导演”，需要负责一个会议所有的细节，从演员后台换装的拉链人员，到音响师旁边的译员；从每个席位上点缀的蜡烛和花环，到记者采访人员的排序和就位等等，这些都是需要我们事先策划好，并提供周到服务的。当聚光灯打到舞台上，洛杉矶的政要登台向会议的主办方隆重地赠送花篮的时候，恰是我们这些会议承办者最幸福的时刻。北京市广电局领导对我们的服务给予了很高的评价。